Tri et routage des demandes
Chaque demande est classée par sujet et par urgence, puis envoyée à la bonne personne. Plus rien ne passe entre les mailles.
Syndics de copropriété
On automatise l'administration du syndic. Vous gardez l'immeuble et les copropriétaires.
Convocations et PV d'AG dans les délais, comptabilité et appels de fonds, recouvrement des impayés de charges (première cause de difficulté des copropriétés), tri des demandes des copropriétaires, DPE collectif et plan pluriannuel de travaux imposés par la loi Climat : on prend en charge la machine administrative. Vous gardez le pilotage de l'immeuble et le contact humain.
En bref
Automatiser un syndic, c'est trier et router les demandes des copropriétaires, préparer les convocations et rédiger les PV d'AG, suivre la comptabilité et les appels de fonds, relancer les impayés de charges et piloter les obligations légales (DPE collectif, plan pluriannuel de travaux, fonds de travaux).
Ce qui vous coûte du temps
- 01Les impayés de charges sont la première cause des copropriétés en difficulté ; le recouvrement amiable puis la mise en demeure prennent du temps.
- 02Des dizaines de demandes de copropriétaires par jour, toutes présentées comme urgentes.
- 03Préparer les convocations dans les délais, tenir l'AG, puis rédiger et diffuser les PV.
- 04La comptabilité de copropriété, les appels de fonds et le suivi du budget prévisionnel.
- 05Le DPE collectif (obligatoire dès 15 ans) et le plan pluriannuel de travaux à faire voter et financer (loi Climat, fonds de travaux loi ALUR).
- 06Les sinistres et les devis prestataires, rarement mis en concurrence, qui dorment dans une boîte mail.
- 07Le carnet d'entretien, la fiche synthétique et le registre des copropriétés à tenir à jour.
Ce qu'on met en place
Des automatisations concrètes
Assemblées générales assistées
Les convocations partent dans les délais, et vos notes de réunion deviennent un projet de PV structuré. Vous relisez au lieu de tout écrire.
Comptabilité et appels de fonds
Les appels de fonds sont préparés et envoyés, les paiements pointés, et les charges en retard remontent dès l'échéance pour la relance amiable.
DPE collectif et plan pluriannuel de travaux
Les obligations de la loi Climat sont suivies : inscription à l'ordre du jour, devis de diagnostiqueurs, modalités de financement, échéances du PPT et du fonds de travaux.
Devis, sinistres et prestataires
Les devis sont rassemblés, comparés et relancés, les sinistres suivis, et l'avancement des travaux reste à jour sans courir après les artisans.
Documents légaux à jour
Carnet d'entretien, fiche synthétique et registre des copropriétés sont tenus et mis à jour à partir des données existantes.
Cas concrets
Ce que ça donne dans la vraie vie
Une AG est prévue dans trente jours.
- Sans nous
- Convocations rédigées à la main, points oubliés, risque de recours sur la procédure.
- Avec nous
- Convocations générées avec l'ordre du jour adapté à la copropriété, envoyées dans les délais légaux.
- Résultat
- AG tenue sans contestation procédurale, et résolutions claires.
AG terminée à 23 h après trois heures de débats.
- Sans nous
- Le gérant écrit le PV pendant quatre heures le lendemain et le sort une semaine après.
- Avec nous
- Les notes prises pendant la séance deviennent un projet de PV structuré, à relire et signer.
- Résultat
- PV diffusé sous 48 h, prises de décision actées vite.
Fin de trimestre, certains copropriétaires n'ont pas payé.
- Sans nous
- Aucun suivi structuré, la mise en demeure arrive trois mois plus tard, la trésorerie souffre.
- Avec nous
- Les retards remontent dès l'échéance, déclenchent une relance amiable, puis une mise en demeure si besoin.
- Résultat
- Délai moyen de recouvrement divisé par deux et trésorerie protégée.
Tout ça, branché sur le logiciel que vous utilisez déjà.
Voir une démo sur vos casQuestions fréquentes
Ce qu'on nous demande le plus
Faut-il changer de logiciel pour travailler avec vous ?
Non. On se branche sur le logiciel que vous utilisez déjà (Hektor, Apimo, Netty, La Boîte Immo et d'autres) via ses API. Pas de migration, pas de nouvelle interface à apprendre.
Combien de temps avant que ça tourne ?
Un premier workflow est généralement en production en deux à trois semaines : une semaine pour comprendre vos cas, le reste pour connecter, tester et valider avec vous.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Les données restent dans vos outils. On traite ce qui est nécessaire au workflow, on chiffre les échanges et on ne revend rien. Vous gardez la propriété de tout.
Le DPE collectif et le plan pluriannuel de travaux sont-ils gérés ?
Oui. Le DPE collectif est obligatoire dès 15 ans et sert de base au plan pluriannuel de travaux (loi Climat). On suit l'inscription à l'ordre du jour, les devis de diagnostiqueurs, le financement et les échéances du PPT et du fonds de travaux.
Comment réduisez-vous les impayés de charges ?
Les charges en retard remontent dès l'échéance et déclenchent la relance amiable, puis la mise en demeure si besoin, avant que la trésorerie de la copropriété ne souffre.
Parlons de votre agence
Montrez-nous une tâche qui vous épuise. On vous montre comment elle disparaît.
Une démo de trente minutes, sur vos propres cas. Vous repartez avec un plan d'automatisation, que vous travailliez avec nous ou non.